Microsoft Word के मूल फ़ाइल स्वरूपों (File Formats) को एक .doc या .docx फ़ाइल नाम एक्सटेंशन (file Extension) द्वारा चिह्नित किया जाता है। हलाकि Microsoft Word में विभिन्न extension के फाइल के साथ कार्य किया जाता सकता है।

Microsoft द्वारा समय-समय पर Microsoft Word के विभिन्न version को लॉन्च किया गया। Microsoft Office 2003 तक के Word में Menu तथा Options मौजूद होते थे, जबकि 2007 से नये अवतार में Tab, Ribbon तथा Tools मौजूद है। हलाकि प्रत्येक नये varsion में पिछले version से कुछ अतिरिक्त Features जोड़ा गया है।

Microsoft Word को MS Word भी कहा जाता है, जिसे Microsoft Corporation द्वारा Microsoft Office पैकेज के अंतर्गत बनाया गया है । यानि यह Microsoft Office का ही एक भाग है । इसे कंप्यूटर में उपयोग करने के लिए Microsoft Office इनस्टॉल करना होगा, जिसमे MS Excel, MS Powerpoint, MS Access इत्यादि भी साथ में इनस्टॉल हो जाता है। हलाकि केवल MS Word को भी ख़रीदा जा सकता है।

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किसी भी कार्यालय या शिक्षण संस्थान में इस सॉफ्टवेयर का उपयोग अवश्य ही होता है । चुकि MS Word द्वारा विभिन्न प्रकार के पत्र , Report, Records इत्यादि को आसानी से बनाने के लिए विभिन्न तरह Tools और Options मौजूद है।

MS Word में मौजूद Mail Merge तथा Macro जैसे tools हमारे कार्य को आसान बना देता है । साथ ही इन tools का उपयोग कर कम समय में ज्यादा से ज्यादा कार्य कर सकते है ।

 

MS Word की विशेषता क्या है ?

कार्यालय में पत्र लिखना हो या कोई report बनानी हो, MS Word के अलावे WordPad, PageMaker इत्यादि जैसे software मौजूद है। फिर भी विभिन्न कार्यालय में MS Word का ही उपयोग क्यों किया जाता है ? इसके पीछे निम्न कारण हो सकते है :-

1. Templates

Microsoft Word के द्वारा विभिन्न स्टाइल में पहले से बनाया हुआ Cards, Flyers, Resume, Letters, Brochures, Certificate, Cover Letter इत्यादि टेंपलेट के रूप में उपलब्ध होता है। इसका उपयोग कर हम तुरंत एक बेहतरीन रिज्यूम या अन्य लेटर को बना सकते हैं। इससे हमारे डिजाइन करने की समय बचता है। यदि किसी भी यूजर को डिजाइन करने नहीं आता है वह भी Templates की सहायता से अपने Resume, Letters, Brochures, Certificate, Cover Letter इत्यादि बना सकता है। Templates उपयोग करने के लिए File Menu से New Option को सलेक्ट कर Templates उपयोग किया जा सकता है।

2. Document Protection

अपने डॉक्यूमेंट के कंटेंट को सुरक्षित रखने के लिए उसे प्रोटेक्ट करने की आवश्यकता होती है। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड द्वारा डॉक्यूमेंट को Read Only तथा पासवर्ड द्वारा लॉक करने की सुविधा उपलब्ध कराई गई है।

3. Bullet & Numbering

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड द्वारा डॉक्यूमेंट में Bullets तथा Numbering बनाने का सुविधा उपलब्ध है। यहां विभिन्न तरह के स्टाइल और कलर में Bullets मौजूद है। साथ ही विभिन्न फॉर्मेट में Numbering भी मौजूद होते हैं। यहां पर बुलेट या नंबरिंग के Multi Levels को भी अपने अनुसार सेटिंग किया जा सकता है।

4. Font Formatting

किसी भी document को बेहतर और खूबसूरत बनाने के लिए Font Formatting बेहद जरुरी होता है। MS Word में सेलेक्ट किये गये word का font, size, colour तथा style को बदला जा सकता है। इसके अलावे Text Effect, Subscript, Superscript इत्यादि जैसे options MS Word को खास बनाता है।

5. Paragraph Formatting

MS Word के द्वारा अपने Paragraph को अपने हिसाब से कस्टमाइज करने का विभिन्न ऑप्शन मौजूद है, जिसके सहायता से Paragraph के Alignments, Identifications तथा Spacing को मैनेज किया जा सकता है।

6. Table

अधिकांश report बनाने में table का उपयोग जरुरी माना जाता है चुकि tabular फॉर्म में report को आसानी से समझा जा सकता है। MS Word में टेबल तथा इसके row, collum तथा cells को अपने अनुसार formating यानि इसके रंग तथा style को बदला जा सकता है। इसके अलावे टेबल में कई option मौजूद होते है जो टेबल को आसानी से बेहतरीन बनाया जा सकता है। चुकि MS Word में table की सेटिंग के लिए दो अतिरिक्त tabs खुलता है, जिसमे विभिन्न tools मौजूद होते है।

7. Illustrations

MS Word में Picture, Shapes , Smart Art तथा Chart को Insert करने के लिए Illustrations Ribbons के अंतर्गत विभिन्न tools दिये गये है। इसके अलावे नये version (Office 2016) में Screenshot की सुविधा भी उपलब्ध है।

8. Header & Footer

डॉक्यूमेंट के प्रत्येक पृष्टों पर Heading तथा पृष्ट के निचले भाग में पृष्ट संख्या इंकित करने के लिए Header और Footer का उपयोग किया जाता है । इसके सहायता से एक पृष्ट पर लिखने से सभी पृष्टो स्वत: लिखा जाता है ।

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9. Symbol & Equations

जब कार्यालय तथा शिक्षण संस्थानों का Report बनाते है, तो विभिन्न प्रकार के Symbols की आवश्यकता पड़ता है । विशेष रूप से शिक्षण संस्थानों में गणितीय प्रश्नपत्र बनाते समय Equations की आवश्यकता पड़ता है जो MS Word में आसानी से मौजूद होता है।

10. Page Background

डॉक्यूमेंट के प्रत्येक पृष्ट के background colour तथा design document को unique बनाता है। MS Word में Background Ribbon के अंतर्गत Watermark, Page Color तथा Page Borders के लिए tools मौजूद है, जो आसानी से एक बार document के सभी पेज पर Watermark , Page Color तथा Page Border लगाया जा सकता है।

 

11. Page Setup

ऐसे तो सभी सभी Page Setup के अंतर्गत Margins, Orientation, Size इत्यादि जैसे tools मौजूद होते है, लेकिन MS Word में इन tools के अलावे Break, Line Numbers तथा Hyphenation जैसे tools इसकी अद्भुत विशेषताओं में शामिल करता है ।

12. Table of Contents

कोई किताब या नोट्स में Table of Contents एक महत्वपूर्ण बिंदु होता है, जिसके सहायता से हम शुरुआत में ही समझ सकते है कि किताब या नोट्स क्या और किस पृष्ट पर दिया हुआ है । यह किसी विशेष पाठ पर आसानी से पहुचने में भी सहायता करता है ।

13. Index

Table of Contents के विपरीत किताब के अंतिम में खास शब्दों को उसके मौजूद पृष्ट संख्या के साथ अल्फाबेटिकल आर्डर में संग्रहित करना Index होता है। इसके उपयोग से किसी भी खास शब्द के अनुसार उसके पृष्ट संख्या पर आसानी जाया जा सकता है।

14. Mail Merge

MS Word में Mail Merge एक अद्भुत tool है, जो सिर्फ MS Word में ही मौजूद होता है । Mail Merge का उपयोग सामान पत्र विभिन्न नाम के लिए शीघ्रता से बनाने के लिए होता है । यानि कोई सामान पत्र या आमंत्रण विभिन्न लोगो को अलग-अलग नाम और पते पर भेजनी हो तो Mail Merge का उपयोग कर एक के सहायता से अनेको कुछ ही समय में बनाया जा सकता है ।

15. Macros

यह एक प्रकार का रिकॉर्डिंग tool होता है, जिसके सहायता से किसी Pragraph या Formating को रिकॉर्ड किया जाता है, जिसे बाद में रिकॉर्ड का उपयोग कर अनेको बार उस Pragraph या Formating को उपयोग कर सकते है ।