Excel में Worksheet के संग्रह को Work Book कहा जाता है। जबकि एक Worksheet अनेको Cells के समूह से बनता है। यह सेल विभिन्न Row तथा Column के Value का रिफरेंस होता है। जैसे A1 Cell पहले Column और पहले Row का रिफरेंस होता है जबकि C5 तीसरे Column तथा पांचवें Row का रिफरेंस होता है। Excel में मुख्यतः Relative, Absolute और Mixed Cell Reference होता है।
Cell Reference के शक्ति का उपयोग तब होता है जब हम Excel में फार्मूला बनाते हैं। किसी फार्मूला या फंक्शन में किसी सेल के Value को उसके रिफरेंस के सहायता से ही गणना किया जाता है।
Excel में निम्नलिखित तीन प्रकार के Cell Reference होते हैं:-
- Relative Cell Reference
- Absolute Cell Reference
- Mixed Cell Reference
इन तीनों प्रकार के Reference को समझना हमारे फार्मूला में उपयोग को आसान बनाता है जो हमारे समय तथा श्रम का बचत करता है। आइए एक-एक करके देखते हैं कि Relative Cell Reference, Absolute Cell Reference तथा Mixed Cell Reference क्या होता है? और इसका उपयोग किस प्रकार से करते हैं?
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Excel में Relative Cell Reference क्या है?
एक cell के फ़ॉर्मूला को दुसरे cell में कॉपी करने पर Row तथा Column की Relative स्थिति के आधार पर बदलती है, तो उसे Relative Cell Reference कहा जाता है। Excel का डिफ़ॉल्ट Cell Reference, Relative Cell Reference ही होता है।
जैसे प्रोडक्ट का टोटल अमाउंट निकालने के लिए A2 और D2 के डाटा को गुणा कर E2 में रखना है, तो E2 Cell में फ़ॉर्मूला =C2*D2 लिखते है। इसी तरह से E3, E4, E5…. के लिए क्रमशः =C3*D3, =C4*D4, =C5*D5…. लिखा जायेगा जो E2 को कॉपी करने पर स्वत: लिखा जायेगा।
Excel में Relative Cell Reference का उपयोग कब किया जाता है?
जब किसी cells range के लिए फ़ॉर्मूला बनाना होता है और फ़ॉर्मूला में किसी cell के value को relative cell के value के आधार पर बदलनी होती है।
Excel में Absolute Cell Reference क्या होता है?
ठीक Relative Cell Reference के विपरीत, एक cell के फ़ॉर्मूला को दुसरे cell में कॉपी करने पर Row तथा Column की Relative स्थिति के आधार पर नहीं बदलती है, उसे Absolute Cell Reference कहा जाता है। यानि इस स्थिति में Row तथा Column लॉक हो जाता है।
जैसे इसके लिए फ़ॉर्मूला = A1+$B$1
Dollar Sign ($) क्या करता है?
जब डॉलर चिन्ह को Row तथा Column से पहले लिखते है तो उसे Absolute बना देता है । मतलब जब एक cell फ़ॉर्मूला को दुसरे cell में कॉपी करते है तो Row तथा Column संख्या में बदलाव होने से रोकता है ।
जैसे उपरोक्त उदाहरण में एक Discount का Column जोड़ते है और यहाँ देखते है कि प्रत्येक प्रोडक्ट के Total Amount पर 10% Discount देना है । उसके लिए साधारण तौर पर G1 सेल में 10% लिखा और Keyboard के Amount में Discount के लिए F2 सेल में फ़ॉर्मूला =E2*G1 लिखेंगे लेकिन जब हमें F2 सेल के फ़ॉर्मूला को सभी प्रोडक्ट्स के लिए कॉपी करना होगा तो हमें फ़ॉर्मूला =E2*$G$1 लिखना होगा।
जब Doller Sign के साथ लिखे गये फ़ॉर्मूला को कॉपी करते है तो वह सेल सभी के लिए सामान होता है, जिसे Absolute Reference कहा जाता है। यदि ऐसी स्थिति में Absolute Reference का उपयोग नहीं करेंगे तो Relative Reference के अनुसार G1, G2, G3, G4 तथा G5 हो जायेगा, जो पहले प्रोडक्ट के बाद 0 वैल्यू होगा ।
Excel में Absolute Cell Reference का उपयोग कब किया जाता है?
Absolute Cell Reference बहुत उपयोगी होता है जब किसी सेल को किसी फ़ॉर्मूला में उपयोग करते है और उस फ़ॉर्मूला को अन्य सेल में कॉपी करने पर उस सेल को नहीं बदलना चाहते है । जैसे Commission Rate, Tax Rate, Discount Rate इत्यादि के लिए Absolute Cell Reference का उपयोग किया जाता है।
जैसे उपरोक्त उदहारण में सभी प्रोडक्ट के लिए 10% Discount रखना चाहते है तो G1 सेल के लिए Absolute Cell Reference का उपयोग किया जो सभी प्रोडक्ट के लिए 10% Discount लागु हुआ।
Excel में Mixed Cell Reference क्या होता है?
Relative तथा Absolute Cell Reference के मिला रूप Mixed Cell Reference कहा जाता है। यदि सेल का एक भाग (रिफरेन्स) Row या Column Relative होता है तो दूसरा भाग Absolute होता है।
Mixed Cell Reference के दो प्रकार होते है:-
- जब फ़ॉर्मूला को कॉपी करते है तो Columnफिक्स्ड होता है जबकि Row बदलता है।
- जब फ़ॉर्मूला को कॉपी करते है तो Row फिक्स्ड होता है जबकि Column बदलता है।
अब इसे समझने के लिए उपरोक्त उदहारण में कुछ बदलाव करते हुए दो तरह का Discount देते है । जैसे पुरुष को 10% तथा महिला को 15% ।
उपरोक्त स्थिति में F4 सेल में फ़ॉर्मूला लिखेंगे जिसे नीचे तथा दाहिने तरफ भी कॉपी कर सके। जब F4 सेल के फ़ॉर्मूला को नीचे के तरह बाकी प्रोडक्ट्स के लिए 10% Discount निकालने के लिए कॉपी करेंगे तो हमें F2 सेल के Row को फिक्स्ड करना होगा ताकि निचले प्रोडक्ट्स में भी 10% Discount हो सके, जबकि F2 सेल के Column को फिक्स्ड नहीं करना होगा ताकि दाहिने साइड महिला के लिए कॉपी करे तो F से G हो सके, जिससे 15% का Discount लागु हो जाये।
उसी तरह से E4 सेल के Column को फिक्स्ड करना होगा ताकि Total दाहिने साइड महिला के लिए वही रह सके, जबकि E4 सेल के Row को फिक्स्ड नहीं करना होगा ताकि नीचे सभी प्रोडक्ट के लिए कॉपी करे तो 4 से 5 हो सके, जिससे Total बदले।
Relative Cell Reference से Absolute या Mixed Cell Reference में कैसे बदलते है?
साधारण तौर पर किसी सेल रिफरेन्स के पहले डॉलर साईन लिख कर उसके Reference में बदलाव कर सकते है। जैसे सेल A1 एक Relative Cell Reference है एवं $A$1 Absolute Cell Reference होगा जबकि $A1 या A$1 Mixed Cell Reference होता है।
हलाकि सबसे तेज तरीका होता है Shortcut Key – F4
मान लेते है A1 सेल का Reference बदलना है तो
- F4 एक बार दबाने से :- A1 से $A$1 (Relative से Absolute)
- F4 दो बार दबाने से :- A1 से A$1 (Relative से Mixed जहाँ Row फिक्स्ड)
- F4 तीन बार दबाने से :- A1 से $A1 (Relative से Mixed जहाँ Column फिक्स्ड)
- F4 दो बार दबाने से :- A1 से A1 (Relative से पुनः Relative)